Останнім часом вимоги до секретарів й помічників, відповідно до світу бізнесу, сильно змінилися. Які ж навички та кваліфікації, затребуваними будуть на цій посаді у найближчому майбутньому?
Хороший секретар повинен знати все!
Робота секретаря завжди затребувана, але вимоги, які висуваються до неї, постійно зростають. Ця професія постійно розвивається, і роботодавці добре розуміють, як багато залежить від ефективної роботи секретаря, тобто вмілого ведення справ. У глобалізованому світі секретар має добре орієнтуватися у загальних принципах ведення бізнесу й взаємозв'язку між різними галузями економіки.
Більшого значення набуває вміння прийняття самостійного рішення. Класичні адміністративні обов'язки, такі як бронювання номерів для проведення нарад або розрахунок транспортних витрат, останнім часом роблять менеджери. Обов'язки ж помічників стають все більш складними. Він буде здійснювати загальну організацію роботи над проектом (від визначення пріоритетів й до управління завданнями, що виконуються).
Незабаром, секретарка не лише купуватиме шефу авіаквиток на літак, а й організовуватиме всю подорож. Асистент має здійснювати перевірку важливих контактів, щоб шеф мав можливість ними скористатися, готуватиме матеріали для проведення нарад, розроблятиме маршрут самої поїздки.
Працювати буде необхідно оперативно з високим ступенем самостійності - ці тенденції останнім часом спостерігаються практично в усіх спеціальностях. У минулому, коли, наприклад, працівники отримували нову комп'ютерну програму, роботодавці проводили для них курс як нею користуватися, наразі, цей процес обмежується посиланням на інструкцію користуачу. Хто хоче у майбутньому стати секретарем, той має любити свою професію і повинен мати бажання постійно працювати над собою. Специфічні вимоги - здатність швидко та ефективно організовувати себе та інших у роботі, бути знайомим з різними методами комунікації.
Для нового покоління "білих комірців" комп'ютерні технології так само доступні, як рідна мова. Представник цієї професії повинен добре розбиратися у техніці й бути готовий мати справу з абсолютно новими проблемами. Інтернет спрощує комунікацію - достатньо буде знати потрібних людей у ??власній компанії та за її межами, щоб мати можливість ефективно керувати поточними справами. Так склалося, що про новини, які раніше довідувалися під час кави або розпиття келиху пива, наразі поширюються через сайти соціальних мереж.
Бути в курсі подій!
Відмінна орієнтація в проблемах галузі останнім часом стає однією з головних вимог. Секретар в недалекому майбутньому стане центром корпоративного життя, в якому, всі дороги перетинатимуться, головним чином віртуальним. Це вимагатиме вміння пристосовуватися до нових ситуацій, нових завдань, нових людей. Тому секретарю не слід надавати великого значення ситуації в якій він перебуватиме, адже проект над яким він прцюватиме і колектив незабаром можуть змінитися.
В той же час, секретар для багатьох колег може виявитися своєрідною "зоною стабільності", адже він має тривалий досвід роботи, знає правила компанії. Від секретаря вимагатиметься більша мобільність, яка заключатиметься у необхідності супроводжувати керівника у робочих поїздках. З іншого боку, робота секретаря у майбутньому включатиме й віддалену роботу (поза офісом). Насьогодні, розвиток телекомунікаційних технолгій дозволяє врегульовувати чисельні офісні справи з дому.
Все більша кількість обов'язків, робота в умовах хронічної нестачі часу й необхідності постійно бути на зв'язку вимагатиме відповідної компенсації відпочинком. Тому також буде цінуватися вміння підтримувати відносний баланс між офіційним і приватним життям, дистанцюювання від робочих проблем у позробочий час.
Все говорить про те, що в майбутньому секретарі та помічники не втратять роботу, а навпаки, перетворяться на "праву руку" керівника.
Як не відстати?
- Необхідно постійно удосконалювати свої знання, читати професійну літературу, навчитися складати плани та управляти ними.
- Здійснювати перевірку на ринку праці. Критично порівнювати свою кваліфікацію з професійними навичками колег, відслідковувати нові вакансії і, особливо, нові вимоги кандидатів. Під час ділових зустрічей, спілкуватися із секретарями інших компаній, що дозволить довідатися про сецифіку роботи в інших сферах.
- Розбиратися у нових технологіях.
- Вміння створювати доброзичливу атмосферу в колективі.
За матеріалами сайту pracawbiurze.pl